Pandemia koronawirusa wymusiła zmianę podejścia do home office. Do niedawna praca zdalna była zarezerwowana dla freelancerów.
Okazało się jednak, że z domu mogą pracować nie tylko przedstawiciele branży IT, ale i większość osób zatrudnionych w biurach. Co więcej, koniec obostrzeń nie oznacza powrotu do “starej normalności”. Praca zdalna z domu stała się bardziej powszechnym zjawiskiem, a to oznacza, że warto bliżej przyjrzeć się temu, jak dobrze urządzić home office.
Praca zdalna – wyzwanie, z którym można sobie poradzić
Możliwe, że domowe biura pozostaną już z nami na stałe. Jesienne i zimowe zachorowania mogą wymusić kolejną falę obostrzeń, zmuszając do powszechnego powrotu do pracy zdalnej. Nawet jeśli do tego nie dojdzie, firmy dostrzegły w całej tej sytuacji dla siebie korzyści i nowe możliwości. Niektóre biura zaczęły pracować rotacyjnie. Korporacje i przedsiębiorstwa stały się bardziej skłonne, by pozwalać pracownikom na pracę z domu. To przekłada się dla nich na oszczędności, np. w wynajmowaniu powierzchni biurowej.
Opinie pracowników są jednak różne. Nie każdemu dobrze pracuje się zdalnie. Wpływa na to brak własnego home office. Dobra aranżacja miejsca do pracy ma duże znaczenie. Nie wystarczy samo zaangażowanie. Oddzielenie spraw domowych od spraw zawodowych i znalezienie właściwego work-life balance to nie wszystko. Trzeba jeszcze mieć miejsce do pracy zdalnej, gdzie w spokoju i skupieniu można wykonywać obowiązki służbowe, swobodnie rozmawiać ze współpracownikami przez komunikatory internetowe lub telefon, przygotowywać dokumentację, etc. Domowe biuro powinno zapewniać wygodę. Jednocześnie trzeba zorganizować je tak, by było praktyczne i funkcjonalne.
Przestrzeń domowej pracy
Najlepiej zacząć od wyznaczenia miejsca pracy zdalnej w domu. Wiele zależy od tego, czy ma to być przestrzeń na stałe, czy też jest to tymczasowe miejsce pracy. W tym pierwszym przypadku warto zdecydować się na trwałą aranżację, co może nawet oznaczać wykonanie remontu pomieszczenia – odmalowanie ścian, wymianę mebli, etc. Jest to jednak rozwiązanie czasochłonne i pracochłonne. Może też być kosztowne.
Najlepiej, gdyby miejsce pracy było odosobnione i odseparowane od reszty domu. Idealna do tego celu może być nieużywana kanciapa, składzik lub inne małe pomieszczenie. W dużych domach jednorodzinnych nie powinno być z tym problemu. Co ma jednak zrobić właściciel apartamentu czy mieszkania w bloku? W takim wypadku wciąż należy wybrać miejsce do pracy zdalnej, godząc się na pewne kompromisy. Im mniejszy metraż mieszkania, tym większą kreatywnością należy się wykazać w wykorzystaniu i aranżacji przestrzeni. Bardzo często takie domowe biuro urządzane jest w salonie lub sypialni.
Osobne miejsce do pracy sprzyja samodyscyplinie. Ułatwia koncentrację i nie pozwala się rozleniwić. Pomaga zachować porządek. Umożliwia przerwanie pracy i bezproblemowy powrót do niej w dowolnym momencie. W dobrze zorganizowanej przestrzeni łatwiej mierzyć się z zawodowymi wyzwaniami.
Przygotowanie miejsca do pracy zdalnej
Po wybraniu miejsca na home office, warto przemyśleć, co będzie niezbędne do pracy. Jeśli korzystasz w zawodzie z dużej liczby książek, może w pobliżu powinien znaleźć się regał z najpotrzebniejszym pozycjami. Masz dużo dokumentów? Pewnie konieczna będzie półka z miejscem na segregatory, a biurko do pracy będzie musiało mieć duży blat, by pomieścić zarówno komputer, jak i wszystkie te papiery. Zanim zacznie się przygotowywać miejsce do pracy, warto zastanowić się nad tym, co powinno się w nim znaleźć.
Urządzanie home office dobrze rozpocząć od usunięcia wszelkich niepotrzebnych rzeczy. W tej sferze warto postawić na minimalizm. Zbyt duża liczba przedmiotów będzie sprzyjać rozpraszaniu się. Warto się pozbyć większości małych drobiazgów, ale trzeba pamiętać, że nie chodzi tu o tworzenie sterylnej przestrzeni. Pewne ozdoby, które stworzą przytulny kącik, powinny się tu znaleźć.
Obrazek na ścianie, roślina na parapecie, maskotka na biurku albo naklejka na szafce – to nie zaszkodzi, o ile tego rodzaju elementów nie jest tak dużo, że powodują dekoncentrację. One mają umilać pracę, a nie przeszkadzać w niej. Dotyczy to również akcentów kolorystycznych. Jeśli jasne, żywe kolory pobudzają cię do działania, nie wahaj się ich użyć – ale staraj się zachować przy tym umiar. Co do zasady, to co zbędne w pracy lub co mogłoby w niej przeszkadzać, lepiej zarezerwować na potrzeby innych stref mieszkania.
Aranżacja home office
Bardzo ważnym elementem miejsca, w którym można wykonywać pracę zdalnie, jest odpowiednie umeblowanie. Solidne biurko z odpowiednio dużym blatem i dobre krzesło, najlepiej ergonomiczny, obrotowy fotel biurowy, to podstawa home office. Zastępstwem dla biurka może też być stół. Dobrze, żeby w pobliżu znalazły się szafki z szufladami (lub żeby samo biurko je miało), w których można schować i przechowywać najbardziej potrzebne w pracy akcesoria i przyborniki.
Nie należy zapominać o zabezpieczeniu podłogi. Jeśli mamy panele lub drewnianą podłogę, a korzystamy z krzesła z twardymi kółkami, warto kupić matę ochronną z poliwęglanu lub położyć dywan, co pozwoli uniknąć zarysowań. Może to zresztą być sposób na odseparowanie miejsca do pracy i wyraźne wydzielenie przestrzeni, gdzie inni domownicy nie powinni przeszkadzać. Do tego celu może też posłużyć parawan lub ruchoma ścianka. Ustawienie biurka lub regału tak, by osłaniał kącik roboczy niczym ścianka działowa, to też dobry pomysł.
Niezwykle ważne jest oświetlenie. Jasne, naturalne światło jest najlepsze, ale odbijające się w ekranie słońce będzie przeszkadzać i rozpraszać. Należy zatem odpowiednio ustawić biurko, ewentualnie skorzystać z zasłonek, żaluzji lub rolet. Natomiast niedostateczne doświetlenie nocą i wieczorami – siedzenie do późna nie jest niczym wyjątkowym, zwłaszcza przy elastycznym czasie pracy – wpływa na szybkość męczenia się. Trzeba zatem zwrócić szczególną uwagę na tę kwestię. Warto też zadbać o to, by mieć pod kontrolą tło, jeśli korzystamy z videorozmów. W ich trakcie domowa przestrzeń biurowa staje się nieco bardziej publiczna, o czym wypada pamiętać.
O czym jeszcze warto pamiętać
Funkcjonowanie w domowym biurze to jednak nie tylko meble i ich ustawienie. Znaczenie mają także wszelkiego rodzaju detale, które mogą podnieść efektywność pracy i ją uprzyjemnić. Stworzenie odpowiedniej atmosfery może zwiększyć produktywność i poprawić koncentrację. Warto zadbać o wszystko, co może w tym pomóc. Odpowiednia muzyka, regularne wietrzenie pomieszczenia, przygotowanie przekąsek, by nie trzeba było biegać do lodówki co chwila, kawa lub szklanka wody w pobliżu miejsca pracy – to wszystko są drobiazgi, które zebrane razem mogą ułatwić działanie w home office.
W pracy zdalnej ważny jest także odpowiedni styl życia. Istotne jest wypracowanie sobie regularności, nawyków i przyzwyczajeń, a przede wszystkim akceptacja tego, że praca zdalna z domu to taka sama praca jak praca w biurze. Regularne godziny pracy i odpowiednia organizacja dnia mają niebagatelny wpływ na wydajność i sprawne wykonywanie obowiązków służbowych.
Najważniejsze przy urządzaniu home office jest to, by stworzyć sobie komfortowe miejsce do pracy. Takie, w którym jest spokój i które pozwala skupić się na sprawach zawodowych. Przebywanie w nim musi wiązać się z dobrym samopoczuciem i wygodą. Dobra aranżacja i organizacja domowego biura to kluczowa kwestia w kontekście jakości pracy zdalnej.